Dématérialisation des factures

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation de la facture est le passage du support papier au support électronique, en respectant les nouvelles dispositions réglementaires en vigueur .

La facture électronique est définie comme étant le document qui comporte toutes les éléments exigés par la réglementation, à savoir :

• l’authenticité et l’origine de la facture, certifier l’authenticité de l’origine du document via une signature électronique ou EDI (Echange de Données Informatiques)
• l’intégrité du contenu du document, le contenu de la facture électronique ne peut en aucun cas être modifié, et son export doit se faire sans perdition
• pérennité du document, la facture électronique doit pouvoir être lue sans difficulté à long terme par l’utilisateur et l’administration
• l’insertion des mentions légales légales au sein de la facture électronique
• l’accord du destinataire sur la dématérialisation des documents qui lui ont destinés

Réglementation

Depuis janvier 2017, l‘obligation réglementaire pour les entreprises d’envoyer leurs factures sous format électronique à l’Etat se met en oeuvre progressivement . Plusieurs textes complémentaires ont été votés.

Voici quelques dates à retenir :

• 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques.
• 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés).
• 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises PME (de 10 à 250 salariés).
• 2020 : obligation pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés).

Archivage des factures

Pour une dématérialisation totale, et au même titre que les factures papier, les factures électroniques doivent être archivées et conservées sans altération des informations de base qu’elles contiennent, pendant une durée dix ans.

Les avantages de la dématérialisation

Maintenant que l’usage de la facture électronique est obligatoire dans les établissements de l’état, son adoption devient inévitable et les nombreux avantages qu’elle présente séduisent déjà les utilisateurs.

En effet, la facture électronique réduit considérablement les erreurs encourues par l’encodage manuels des données, à cela s’ajoute un meilleur suivi de la facturation et une meilleure visibilité sur votre trésorerie.

Aussi, la dématérialisation simplifie les échanges, permet de réduire vos coûts et délais de traitement et d’envoi de factures, ainsi vous accélérez votre processus de paiement et cela vous laisse une plus grosse marge de manœuvre sur votre trésorerie.

La solution de gestion Céléris, comporte tous les processus de la facture numérisée de sa création à sa comptabilisation de façon simple et sécurisée.